Regresar al menú anteriorOrdenes de Compra

El módulo de Ordenes de Compra ofrece al usuario importantes utilidades como:

¿Cómo hacer una Orden de Compra?

Presione desde el menú principal el botón "Compras" y después presione el botón "Ordenes de Compra", este abrirá el Módulo de Ordenes de Compra.

El formulario iniciará en el última Orden de Compra y usted podrá capturar nuevas Ordenes de Compra presionando el botón "Nuevo".

Por donde iniciar?

Muy fácil, lo único que hay que hacer es seleccionar al proveedor al cual se le realizará la Orden de Compra, indique al sistema si su compra es para uso interno o no y después seleccione los productos de la Orden de Compra del proveedor e imprima o envíe por fax-modem la Orden de Compra.

Nota: Si desea que los productos de una Orden de Compra sean entregados en el almacén, entonces deberá imprimir la misma e indicar que sea surtida en el almacén, por otra parte sólo podrá pagar en el módulo "Cuentas por Pagar" aquellas Ordenes de Compra que no se hayan liquidado, estas estarán automáticamente en el módulo de "Cuentas por Pagar" y en el módulo de "Contra Recibos".


Operación del módulo


1. Verifique que se encuentra en un nueva Orden de Compra, si no es así, presione el botón "Nuevo Registro".

2. Introduzca la clave del proveedor o bien seleccione el Proveedor al que le hará una Orden de Compra en el campo lista "Proveedor", haga clic sobre la flecha de este campo el cual presentará una lista de los proveedores a los cuales se le podrán realizar Ordenes de Compra, en esta se podrán observar el IDProveedor y la Razón Social, los cuales están ordenados por Razón Social. (Captura Obligada)

Al seleccionar un proveedor aparecerán algunos datos como la atención, puesto, cuenta y datos generales del proveedor también se asignará el siguiente consecutivo del registro.

Este campo también sirve como enlace del módulo de proveedores que integra este sistema; para poder capturar nuevos proveedores sólo haga doble clic sobre el mismo, si es que se permitió en la personalización, y se abrirá el módulo de proveedores, este módulo esta habilitado para realizar todas las funciones del sistema de proveedores, si desea ver más información de cómo capturar proveedores, vea en el capítulo "Proveedores".

3. El campo "Comprador", indicará el nombre del empleado asignado como ejecutivo de cuenta del proveedor seleccionado, este es únicamente informativo y no podrá cambiarse.

4. El campo "Fecha", indicará automáticamente la fecha y hora al momento de iniciar la Orden de Compra, esta podrá ser modificada por el usuario, el formato de este campo es día/mes/año espacio hora:minuto:segundo espacio AM ó PM, ejemplos de captura: 3/4/98 5:20:15 PM ó 3/4 5:20 PM ó 3/4/98 17:20:15, en la fecha se puede utilizar "/" ó "-", y en la hora se puede utilizar ":" ó ".", "PM AM" ó "24 horas". (Captura Obligada)

5. El campo "Fecha de Pago", podrá indicar la fecha de pago de la Orden de Compra, si hace doble clic sobre este campo se abrirá la ventana "Fecha de pago del proveedor" la cual especifica los días de crédito otorgado por su proveedor, si desea utilizar la fecha que aparece en esta ventana cono la predeterminada para el pago de la Orden de Compra presione el botón "Utilizar fecha" y esta se transferirá a la Orden de Compra, el formato de este campo es día/mes/año, ejemplos de captura: 3/4/98 ó 3/4 ó 3/4/98, en la fecha se puede utilizar "/" ó "-".

6. El campo lista "Sucursal", indicará automáticamente, según la sucursal seleccionada como predeterminada para este sistema en la personalización, desde que sucursal se realiza la Orden de Compra, sin embargo, se podrá seleccionar otras sucursales dentro del módulo de Ordenes de Compra, si es que las capturó en el sistema previamente. (Captura Obligada)

7. El campo lista "Almacén", indicará automáticamente, según el almacén seleccionado como predeterminado para este sistema en la personalización, desde que almacén se realiza la Orden de Compra, sin embargo, se podrá seleccionar otros almacenes dentro del módulo de Ordenes de Compra, si es que las capturó en el sistema previamente. (Captura Obligada)

8. El campo "Prefijo y N° de Orden de Compra", indicarán automáticamente el prefijo del módulo y el número consecutivo de la Orden de Compra, en el momento de seleccionar al proveedor, sólo el consecutivo podrá ser modificado de forma manual, sin embargo el cambiar el número de Ordenes de Compra podría causar conflictos al haber otros módulos trabajando en red, si desea cambiar el número consecutivo, hágalo desde la personalización del módulo. (Captura Obligada)

9. Si activa la casilla de verificación "No Aplica IVA", indicará a la Orden de Compra que esta editando que el Impuesto sea 0.00, o sea, que no se aplique el cálculo del mismo sobre los totales, ni los productos.

10. En el campo "Entregar en", podrá indicar el lugar de entrega de los productos comprados.

11. En el campo lista "Enviar por", seleccione por cual medio enviará su proveedor los productos comprados, también es posible capturar nuevas mensajerías haciendo doble clic sobre este campo si es que se permitió en el módulo de personalización.

12. En el campo lista "Forma de Pago", podrá indicar la forma de pago que proporciona al proveedor sobre de los productos comprados, seleccione la forma de pago deseada de las que ya ha capturado, si no ha capturado ninguna, hágalo introduciendo el texto deseado en el campo, también es posible capturar nuevas formas de pago haciendo doble clic sobre este campo si es que se permitió en el módulo de personalización.

13. Seleccione un departamento el campo lista "Departamento" deberá indicar al sistema para cual departamento se realizó la Orden de Compra. (Captura Obligada)

14. En el campo "Descuento global", podrá especificar un descuento adicional aplicado a todos los productos después de aplicarse el descuento individual por producto sólo escriba la cantidad porcentual de manera directa sin usar el signo "%" ejemplo 1: si desea otorgar un 3% de descuento introduzca "3", ejemplo 2: si del descuento de un producto es 10% y al global es 2%, el descuento total del producto no será 12%, el procedimiento es simple si el producto vale 2,500 y el descuento es 10% el resultado 2,250, sobre este último se aplica 2% dando como resultado 2,205, o sea, que el descuento real aplicado al producto será 11.8%, normalmente el descuento global se utiliza como descuento por pronto pago, o por proveedor puntual etc...

15. El campo "Subtotal", presenta la información del total de la Orden de Compra después de haber aplicado todos los descuentos.

16. El campo "Impuestos", presenta la información total del impuesto de la Orden de Compra, recuerde que puede haber productos con diferentes impuestos, los campos de impuestos no son un porcentaje sobre el subtotal, sino, la suma total de los impuestos de cada producto.

17. El campo "Total", presenta la suma del subtotal más los impuestos.

18. El campo "Tipo Cambio", nos indicará precisamente el último tipo de cambio que se haya capturado desde el módulo de tipo de cambio, este es asignado automáticamente al seleccionar un proveedor, sin embargo, este puede ser modificado, si es que se permitió en la personalización, si se permite la modificación este campo haga doble clic sobre el mismo, el sistema abrirá la ventana de tipo de cambio, donde podrá introducir el nuevo tipo de cambio, esta acción cambiará el tipo de cambio de todo el sistema.

Los cambios en los precios de los productos ubicados en el detalle de productos de la Orden de Compra se modificarán de la siguiente forma:

19. Al presionar el botón "Actualizar a Tipo de Cambio", se actualizarán los precios del detalle de productos de acuerdo al tipo de cambio general usado por el sistema entero, si no ha seleccionado ningún producto la acción no tendrá efecto.

20. En la casilla de verificación "Moneda", podrá indicar en que moneda desea realizar su Orden de Compra, esta opción puede ser seleccionada antes de iniciar a seleccionar productos o después, en realidad no importa en que momento lo haga; al seleccionar la moneda los precios de los productos seleccionados se actualizarán al tipo de cambio del sistema entero. (Captura Obligada)

21. El botón "Actualizar totales de la Orden de Compra", está presente para actualizar la Orden de Compra calculando la suma de los productos y precios del detalle de productos, sin embargo, este botón en realidad no tiene ninguna función, puesto que la actualización de la Orden de Compra se realiza en el momento en que sale del detalle de productos y se ubica en cualquier objeto del módulo, ahora bien, usted se preguntará ¿para qué está este botón?, la respuesta es sencilla, este botón está presente porque la mayoría de los usuarios no leen el manual y necesitan saber que existe un proceso de actualización dentro del módulo.

22. Active la casilla "Compra Uso Interno" si desea que la Orden de Compra sea exclusivamente para comprar productos de uso de la empresa como son: lápices, computadoras, máquinas de escribir, etc…, si activa esta casilla, sólo aparecerán en el detalle de productos aquellos productos que se dieron de alta como productos de uso interno.

Nota: No podrá realizar una misma Orden de Compra con productos de uso interno y con productos que no lo sean o viceversa.

23. Deberá indicar al sistema la fecha en que el proveedor promete surtir los productos que comprará, antes de seleccionar cualquier producto, puesto que los productos que seleccione usarán esta fecha como el indicador de cuando serán surtidas por el proveedor.

24. En el campo "Tiempo de Entrega", podrá introducir los días que el proveedor tomará para entregar los productos comprados.

25. Introduzca la clave de producto o bien seleccione el Producto en el campo lista "IDProducto", haga clic sobre la flecha de este campo el cual presentará una lista de sus productos, en esta se podrán observar el IDProducto, Artículo, los cuales están ordenados por Artículo, para poder capturar nuevos productos desde este módulo sólo haga doble clic sobre el mismo, si es que se permitió en la personalización, y se abrirá el módulo de Productos, este módulo esta habilitado para realizar todas las funciones del sistema de Productos, si desea ver más información de cómo capturar productos, vea en el capítulo "Productos". (Captura Obligada)

Al seleccionar un producto aparecerán algunos datos como Artículo, Precio Compra autorizado al proveedor, cálculo del precio compra multiplicado por la cantidad.

26. En el campo "Cantidad", introduzca la cantidad de compra del producto. En este campo también podrá hacer doble clic para ver información acerca de existencias y ubicaciones en bodegas. (Captura Obligada)

27. Si desea ver más información sobre un producto haga doble clic sobre el campo "Descripción", o si lo prefiere presione el botón "Lista de Productos", para ver información más completa sobre los productos.

28. En el campo "Precio Compra", se indicará el precio de lista en la moneda seleccionada en la Orden de Compra, este podrá ser modificado de forma directa, introduciendo el precio deseado.

Nota: Al actualizar la Orden de Compra de MN a Divisa o viceversa, o de tipo de cambio, el sistema utilizará el precio compra original capturado en el módulo de productos, y la modificación en forma directa se perderá.

29. El campo "Total de Subtotal" indicará el precio compra del producto después del cálculo del precio compra unitario multiplicado por la cantidad.

30. Si desea borrar un producto del detalle presione el botón "Eliminar registro de Producto".

31. Si desea agregar una nota para cada producto el cual será impreso, presione el botón "Nota sobre el Producto", este presentará el campo "Nota sobre el Producto" que cubrirá toda la información de los productos, sin embargo, presionando el botón "Fin de Nota" este campo no se verá, permitiéndole continuar con la Orden de Compra. Aunque este campo se presenta como una sola línea usted puede agregar cuantas líneas desee, este es un campo memo el cual nos permite contener hasta 32,000 caracteres, para agregar líneas presione enter dentro del campo, y para ver línea por línea haga clic en la barra de desplazamiento vertical del lado derecho del campo.

32. En algunas ocasiones los totales pueden diferenciar por décimas de centavo, si este llegará a ser el caso utilice los botones "Ajuste -1 Décima", "Ajuste Automático" y "Ajuste +1 Décima".

33. Utilice la barra de desplazamiento ubicada del lado derecho de la ventana de detalle de productos, para ver los productos capturados que no aparecen en pantalla.

34. Si desea forzar el pago de una cuenta por pagar, active la casilla "Forzar CxP", este procedimiento indicará al sistema que la Orden de Compra deseada se registre en el módulo de cuentas por pagar, permitiendo el pago total o parcial de la Orden de Compra aún cuando los productos no hayan sido surtidos por el proveedor.

35. La casilla "Impresa" indicará al módulo de Ordenes de Compra que la Orden de Compra ha sido impresa, para ello deberá imprimir desde el botón "Imprimir" y no desde prever, por otro lado este proceso es indispensable para que los productos puedan ser recibidos en el almacén.

36. Si en la personalización de Ordenes de Compra indicó al sistema que los productos podrán ser aumentados desde la Orden de Compra, entonces podrá activar la casilla "Surtido" la cual aumentará las cantidades de producto que haya Orden de Comprado, de lo contrario sólo podrá solicitar que los productos sean entregados y aumentados al stock desde el almacén.

37. Si desea indicar al sistema que los productos de la orden de compra han sido pedidos, entonces active la casilla "Pedidas", esto significa que los productos en la orden de compra han sido pedidos al proveedor para que le sean surtidas, una vez que hayan sido surtidas desactive esta casilla.

38. Para convertir una cotización en Orden de Compra primeramente deberá indicar al sistema el proveedor, departamento y solicitante de la Orden de Compra, posteriormente presione el botón "Cotizaciones Internas", este abrirá la ventana "Cotizaciones", notará que sólo el color del fondo del campo IDProducto de la ventana de cotizaciones es verde amarillento, esto nos indica que al hacer doble clic sobre el producto se transferirán los datos del producto de la cotización a la Orden de Compra, realice el mismo procedimiento con los demás productos de la cotización que desea transferir a la Orden de Compra, después de completar la operación indique a la cotización que la Orden de Compra ha sido realizada.

Nota: Es posible que una cotización contenga productos de uso interno o no, si este fuera el caso deberá realizar dos Ordenes de compra, una para los productos de uso interno y otra para los productos que no lo sean.

39. Para convertir un back order en Orden de Compra primeramente deberá indicar al sistema el proveedor, departamento y solicitante de la Orden de Compra, posteriormente presione el botón "Back Orders Int.", este abrirá la ventana "Back Orders", notará que sólo el color del fondo del campo IDProducto de la ventana de back orders es verde amarillento, esto nos indica que al hacer doble clic sobre el producto se transferirán los datos del producto del back order a la Orden de Compra, realice el mismo procedimiento con los demás productos del back order que desea transferir a la Orden de Compra, después de completar la operación indique al back order que la Orden de Compra ha sido realizada.

Nota: Es posible que un back order contenga productos de uso interno o no, si este fuera el caso deberá realizar dos Ordenes de compra, una para los productos de uso interno y otra para los productos que no lo sean.

40. Para convertir un pedido interno en Orden de Compra primeramente deberá indicar al sistema el proveedor, departamento y solicitante de la Orden de Compra, posteriormente presione el botón "Pedidos Internos", este abrirá la ventana "Pedidos", notará que sólo el color del fondo del campo IDProducto de la ventana de pedidos es verde amarillento, esto nos indica que al hacer doble clic sobre el producto se transferirán los datos del producto del pedido a la Orden de Compra, realice el mismo procedimiento con los demás productos del pedido que desea transferir a la Orden de Compra, después de completar la operación indique al pedido que la Orden de Compra ha sido realizada.

Nota: Es posible que un pedido contenga productos de uso interno o no, si este fuera el caso deberá realizar dos Ordenes de compra, una para los productos de uso interno y otra para los productos que no lo sean.

41. Para convertir un comparativo de cotización en Orden de Compra primeramente deberá indicar al sistema el proveedor, departamento y solicitante de la Orden de Compra, posteriormente presione el botón "Comparativo", este abrirá la ventana "Comparativo de Cotizaciones", notará que sólo el color del fondo del campo IDProducto de la ventana de Comparativo de Cotizaciones es verde amarillento, esto nos indica que al hacer doble clic sobre el producto se transferirán los datos del producto del Comparativo de Cotizaciones a la Orden de Compra, realice el mismo procedimiento con los demás productos del Comparativo de Cotizaciones que desea transferir a la Orden de Compra, después de completar la operación indique al Comparativo de Cotizaciones que la Orden de Compra ha sido realizada.

Nota: Es posible que un Comparativo de Cotizaciones contenga productos de uso interno o no, si este fuera el caso deberá realizar dos Ordenes de compra, una para los productos de uso interno y otra para los productos que no lo sean.

42. Para convertir los productos a solicitar en Orden de Compra primeramente deberá indicar al sistema el proveedor, departamento y solicitante de la Orden de Compra, posteriormente presione el botón "Productos a solicitar", este abrirá la ventana "Lista de productos a solicitar" los cuales sus existencias son menores el stock mínimo requerido, notará que sólo el color del fondo del campo IDProducto de la ventana de Lista de productos a solicitar es verde amarillento, esto nos indica que al hacer doble clic sobre el producto se transferirán los datos del producto de la Lista de productos a solicitar a la Orden de Compra, realice el mismo procedimiento con los demás productos de la Lista de productos a solicitar que desea transferir a la Orden de Compra.

Nota: Es posible que la Lista de productos a solicitar contenga productos de uso interno o no, si este fuera el caso deberá realizar dos Ordenes de compra, una para los productos de uso interno y otra para los productos que no lo sean.

43. Después de realizada la Orden de Compra, deberá activar la casilla "Surtir en Almacén" para indicar al módulo de salidas de almacén por Ordenes de Compra, que ya puede surtir los productos Orden de Comprados.

44. Si desea cancelar una Orden de Compra active la casilla de verificación "Cancelado", recuerde que antes debe cancelar el surtido en el almacén.

45. Si desea Indicar que la Orden de Compra ha sido pagada active la casilla de verificación "Pagada" este proceso eliminará del módulo "Cuentas x Pagar" la Orden de Compra.

46. Para moverse de Orden de Compra en Orden de Compra utilice los botones de registro ubicados en la parte inferior de la ventana de Ordenes de Compra

47. Para ver más información sobre los botones del módulo, vea el capítulo "Función de botones del módulo de Ordenes de Compra".